L’Ordre des technologues en prothèses et appareils dentaires du Québec (ci-après « Ordre », « Nous ») reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il recueille via son site Internet ou par tout autre moyen technologique. À ce titre, l’Ordre est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.
Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse, votre courriel ou votre numéro de téléphone au travail.
La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci ou de tout autre moyen technologique
Elle fait état de la manière dont l’Ordre protège vos renseignements personnels, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec, à savoir :
- Code des professions (RLRQ, c. C-26);
- Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession;
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre de ses autres fonctions et activités.
Renseignements personnels que nous recueillons
Dans le cadre de nos interactions avec vous, l’Ordre doit recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis :
- Auprès des candidats à la profession et des membres inscrits au Tableau de l’Ordre : nom, adresses personnelle et professionnelle, courriels personnel et professionnel, numéro de téléphone, date de naissance, numéro de membre, évaluation de stage, certificat de bonne conduite, renseignements liés à la formation continue, numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement de votre demande d’inscription, photographie, dossier judiciaire, pièce d’identité, bulletin scolaire, diplôme, formulaire d’auto-évaluation, document d’analyse d’équivalence de formation.
- Auprès des candidats à un emploi auprès de l’Ordre : nom, coordonnées, curriculum vitae.
- Auprès des visiteurs de notre site Web : Nous récoltons, de façon anonyme et groupée, la localisation et le navigateur web utilisé ainsi que les pages consultées.
Dans la mesure où l’Ordre recueille vos renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin de vous identifier, de vous localiser ou encore d’effectuer un profilage, cette collecte sera réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques.
En plus de ces témoins, l’Ordre a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Web et qui ne peuvent donc pas être désactivés.
Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels
L’Ordre recueille vos renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous.
- Contrôler l’exercice de la profession;
- Assurer la conformité des membres de l’Ordre avec les normes de formation continue;
- Gérer l’admission continue des candidats à la profession, y compris le paiement des frais d’admission ;
- Mener des enquêtes disciplinaires, de la conciliation, de l’arbitrage de comptes d’honoraires et des audiences ;
- Inspecter les membres afin de vérifier leurs compétences professionnelles ;
- Évaluer la compétence des membres et mettre en œuvre des normes de pratique ;
- Répondre à une demande, fournir un bien ou un service;
- Évaluer et administrer les demandes de délivrance de permis d’exercice et d’inscription (ou de réintégration) au Tableau de l’Ordre, incluant l’évaluation des diplômes et formation à des fins d’équivalence
- Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes;
- Produire des statistiques, des études et des recherches;
- Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Web;
- Sous réserve de votre consentement, comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Web;
- Pour vous transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable.
Moyens par lesquels vos renseignements personnels sont recueillis
L’Ordre recueille vos renseignements personnels par le biais : site Internet, courriel, témoins de connexion dits « essentiels », plateformes de nos fournisseurs externes.
Consentement
En visitant notre site Internet ou encore en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux), l’Ordre considère que vous consentez à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus.
Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par l’Ordre. Vous pouvez exercer votre droit soit en accédant à votre dossier membre, soit en communiquant avec nous à l’adresse suivante vieprivee@otpadq.com. Le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.
Par ailleurs, lorsque l’Ordre utilise ou communique des renseignements personnels sensibles, nous vous demanderons de manifester de façon expresse votre consentement.
Utilisation et Communication
En aucun cas, l’Ordre n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, en certaines circonstances, l’Ordre peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.
De plus, nous partageons vos renseignements personnels avec notre partenaire La Personnelle assurances à des fins de promotions exclusives aux membres de l’Ordre, étant entendu que ces fins de promotion ne peuvent aller à l’encontre des situations prévues par la législation applicable. En pareille situation, l’Ordre s’assure contractuellement que ce partenaire respecte la confidentialité de vos renseignements personnels, ne les utilisent pas à d’autres fins que celles pour lesquelles ils leur ont été communiqués et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière.
Conservation des renseignements personnels
L’Ordre conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.
En général vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec. Toutefois, dans le cas où ceux-ci seraient communiqués ou hébergés à l’extérieur, l’Ordre s’assure que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate et que le transfert est prévu par entente.
Mesures de sécurité
L’Ordre protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.
Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui.
Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.
De plus, vous pouvez soumettre une demande
- d’accès à vos renseignements personnels;
- de rectification de vos renseignements personnels;
- de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
- de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation;
- de portabilité (à partir du 22 septembre 2024).
en vous adressant à Annie Bilodeau, responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à vieprivee@otpadq.com
Porter plainte
Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que l’Ordre accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en contactant Annie Bilodeau, responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à vieprivee@otpadq.com.
Contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à:
Annie Bilodeau, Adm.A., CAÉ
Directrice générale et Secrétaire
514 447-7593
vieprivee@otpadq.com
Date de la politique 19 octobre 2023
Fichiers témoins (« Cookies »)
Le fichier témoin est un fichier texte de petite taille sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur.
Pour analyser les visites sur son site Web et mieux adapter le contenu à ses utilisateurs, l’OTPADQ utilise le logiciel Google Analytics. Ce logiciel sauvegarde dans les fichiers témoins les données démographiques de même que certains comportements des visiteurs. En aucun cas le fichier témoin ne permet d’identifier le visiteur.
L’utilisation des fichiers témoins est de pratique courante et plusieurs sites importants les utilisent pour mieux servir leur clientèle. La majorité des fureteurs sont conçus pour accepter les fichiers témoins, mais l’utilisateur peut en modifier les paramètres en vue de les refuser.
Ainsi, pour désactiver le suivi du logiciel Google Analytics, cliquez ici.
Si par ailleurs vous souhaitez désactiver ou bloquer les fichiers témoins (cookies), il est possible de le faire en configurant les paramètres de votre fureteur (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, etc.).
Il vous est possible de configurer votre navigateur pour bloquer les témoins.
L’OTPADQ se réserve le droit de modifier sa politique de confidentialité en tout temps et sans préavis.